O sucesso da implementação de um software requer um planeamento cuidadoso e uma execução eficaz por parte dos responsáveis da Diocese ou Arquidiocese. Por isso, é importante que existam premissas básicas para a implementação de uma ferramenta de gestão em todas as paróquias para ajudar os párocos das dioceses a melhorar a sua gestão:
- Escolher o melhor software: Antes de iniciar a implementação, é importante escolher um software que resolva todos os problemas que existem atualmente na sua Diocese ou Arquidiocese. Atualmente, a grande maioria das dioceses e paróquias utiliza o Ecclesiared, uma ferramenta com provas dadas a nível mundial, com um vasto apoio técnico e experiência na digitalização de dioceses, o que é essencial para o sucesso da digitalização das nossas paróquias.
- Envolver os utilizadores desde o início: É essencial envolver os utilizadores finais do software desde as fases iniciais do projeto. As dioceses devem organizar reuniões com as equipas ou os utilizadores para os envolver e os fazer participar no projeto de digitalização. Um feedback precoce ajudará a identificar potenciais problemas e a obter um fluxo positivo do nosso clero.
- Planear e executar um plano de implementação: Estabelecer um plano de ação detalhado que inclua um roteiro a seguir. Se a sua diocese for muito grande, a Ecclesiared recomenda mesmo uma implementação faseada. Por vezes, isto ajuda a que todos participem na utilização da ferramenta de forma faseada.
- Formação e documentação: Não subestime a importância da formação e da documentação. Certifique-se de que dá aos utilizadores a formação adequada para utilizarem o software de forma eficaz. Um software como o Ecclesiared tem apoio técnico 24 horas por dia, 7 dias por semana e dias de formação que devem ser fundamentais para a formação de todos os párocos, secretários e leigos que prestam assistência nas paróquias da Diocese.
- Começar a utilizar a ferramenta a partir da própria Cúria: Uma vez que o software começa a funcionar nas paróquias, é muito importante que as Dioceses façam uso do utilizador mestre. Isto significa que a Cúria deve começar a utilizar o software para que as paróquias vejam que todos os procedimentos como comunicações, envio de documentos, etc., devem ser efectuados através desta ferramenta.